Офисный переезд часто связан с окончанием срока аренды или приобретением нового помещения, ликвидацией компании, сокращением или увеличением численности сотрудников, открытием филиала, оптимизацией затрат. Причина переезда может быть любой, но сам процесс при неправильной организации приносит массу проблем. Чтобы не допустить ошибок и потерь, необходимо планировать и координировать все действия. Транспортная компания «Шмель» предлагает на сайте shmel.ru грузоперевозки по Москве, Московской области и России по оптимальной стоимости.
Правила переезда офиса
Предварительно (еще будучи на старом месте) рекомендовано провести инвентаризацию имущества, документов, ценностей компании. Для перевозки используют упаковку:
- коробки из картона, пластика,
- мешки для небьющихся предметов,
- стрейч-пленку, защищающую поверхность от повреждения.
Упаковку следует подписывать, чтобы на новом месте легко найти документы, комплектующие, сменные материалы, канцтовары, технику и пр. После маркировки тары составляют план погрузки и выгрузки, а также разнесения коробок по комнатам.
Материальные активы рекомендовано страховать, чтобы в случае поломки или потери не нанести финансовый удар по фирме.
Чтобы переезд офиса не отнимал драгоценное время, необходимо заблаговременно выбрать грузовую машину (учитывают тоннаж, вместимость, комплектацию). С транспортной компанией заказчик заранее оговаривает сроки перевозки материальных ценностей и маршрут передвижения.
Многие компании предлагают услуги грузчиков и разнорабочих, которые смогут демонтировать, сложить, упаковать, вынести, а после занести и собрать мебель, технику.
Основные этапы
Заранее составленный план позволит быстро восстановить нормальный режим работы офиса. Процесс перевозки разделен на несколько этапов:
- Подготовка. Подбор упаковочного материала, сбор и комплектация документов, канцелярских товаров, пр. Чтобы не нарушать привычный темп работы, рекомендовано подготовить все для комплектации в среду вечером, заниматься сборкой в четверг, пятницу.
- Демонтаж мебели, оргтехники, оборудования, стеллажей и пр. Выполняют в пятницу, чтобы к приезду грузчиков все было подготовлено. На этом же этапе сотрудники пакуют личные вещи для транспортировки.
- Переезд. Можно планировать на субботу. О времени с транспортной компанией договариваются заранее.
- Снятие упаковки и монтаж мебели, техники.
Последний этап выполняют в субботу, собирают крупные вещи, чтобы в понедельник сотрудники смогли расставить документы на нужное место и быстро вернуться к работе.
