Преимущества системы электронного документооборота
Даже в 21 веке малый бизнес тут может хранить большую часть своих записей на бумаге. Учитывая растущий объем данных, взломанных крупными компаниями, бумага может показаться даже более безопасной. Однако есть реальные преимущества превращения файлов в цифровые данные. С разумными мерами предосторожности вы можете минимизировать потенциальные недостатки.
Преимущества
Если вы не хотите выделять место для картотек, электронный документооборот предлагает хорошую альтернативу. В вашем ноутбуке или настольном компьютере можно записывать ваши бизнес-операции, отправлять и хранить счета-фактуры, а также хранить ваши финансовые записи, не занимая дополнительного места.
Хранение цифровых документов там, где их могут получить несколько сотрудников, повышает эффективность. Например, сотрудники, назначенные в один и тот же проект, могут ссылаться, писать или редактировать документы вместе, без необходимости находиться в одной комнате или даже работая дома. Если вы не хотите выделять значительные средства или персонал на ИТ-отдел, облачные вычисления — это вариант. Вместо того чтобы использовать свои собственные серверы данных, вы платите компаниям за хранение ваших документов на удаленных серверах, доступных в Интернете.
Что делать со старой бумагой
Вы можете сэкономить все пространство, которое вы в настоящее время посвящаете бумажным файлам, отсканировав существующие бумажные записи в новую систему. Если ваш бизнес был открыт достаточно долго, чтобы накопить несколько картотек бумажных документов, это будет проблемой. Либо ваш персонал должен будет посвятить время сканированию бумаги, либо вы платите кому-то другому за это. Если вы передадите работу на аутсорсинг, вам или сотруднику все равно придется перепроверить, правильно ли были заполнены новые электронные документы.
Это может быть проще всего сделать медленно, конвертирование файлов, которые, как вы знаете, важны для предстоящих проектов или собраний, а не спешка конвертировать все. После того, как вы оцифровали документы, вы можете уничтожить большинство из них.
Защита данных
Прежде чем перейти на электронную систему, выясните, как вы будете хранить данные в безопасности. Даже если вы храните его в облаке, ваш поставщик услуг может ожидать, что вы приложите большую часть усилий для обеспечения безопасности ваших данных.
- Зашифруйте ваши данные или, по крайней мере, самые важные данные.
- Убедитесь, что ваша собственная сеть безопасна, с хорошим брандмауэром и защитным программным обеспечением.
- Обучите своих сотрудников основам информационной безопасности, таким как не оставлять записанные пароли или отвечать на «фишинговые» электронные письма.
- Уменьшить человеческий фактор. Сотрудники не должны иметь доступа к данным, которые им не нужны.
- Две трети утечки данных вызваны человеческим отказом. Если ваши люди хорошо обучены, это само по себе уменьшает недостатки электронного хранения данных.
- Также важно сделать резервную копию ваших данных. Независимо от того, есть ли у вас дублированные копии в облаке или на сервере, важно хранить копии на случай, если ваша основная система хранения будет уничтожена, физически разрушена или выйдет из строя.
