6 видов деловых встреч в организации

Чаще всего вы посещаете несколько встреч в неделю. Другими словами, вы, вероятно, сидите на разных видах деловых встреч. Рабочие встречи являются жизненно важными элементами управления компанией. Есть встречи, на которых вы принимаете решения, обмениваетесь информацией, а есть такие, где вы что-то обсуждаете. Сегодня организация конференций пользуется большой популярностью.

Кроме того, эти частые встречи в организации используются для разрешения споров, решения проблем, построения командной работы, повышения производительности и многого другого. В зависимости от организации бизнеса, встречи компании могут быть неформальными или формальными и могут варьироваться от двух до нескольких сотен. Для компаний, которые придерживаются политики сотрудничества, довольно часто они привлекают клиентов, поставщиков и даже деловых партнеров к своим встречам.

Вообще, каждый тип организационных встреч имеет свою уникальную цель. Для достижения этих целей вы учитываете разницу в организации и проведении конкретной встречи. Это объясняет, почему вы должны определить тип встречи при планировании встречи. Хотя каждая встреча отличается от других, знание шести наиболее распространенных типов деловых встреч в организации поможет вам лучше определить цели, структуру и виды деятельности, наиболее подходящие для ваших встреч.

1. Проектные встречи

Многие компании имеют разные отделы, каждый из которых назначает определенную задачу, такую ​​как разработка нового продукта или реорганизация бизнеса. Довольно часто руководство организации организует встречи, которые объединяют руководителей проектов департаментов. Этот вид заседания называется совещанием по проекту, и он принимает несколько форм, которые включают в себя мозговые штурмы, совещания по проектированию, планирование и прогресс, совещание по рассмотрению и так далее.

2. Статус обновления встреч

Встречи с обновлением статуса действительно являются одним из наиболее распространенных типов деловых встреч . Большинство компаний проводят встречи по обновлению после определенного периода, например, еженедельно или ежемесячно. Как следует из названия, главная цель этого типа сборки — предоставить сотрудникам обновленную информацию о проблемах и прогрессе компании.

3. Совместные встречи

Как указано в разделе «Введение», некоторые компании придерживаются политики сотрудничества, которая требует от них регулярно проводить встречи со своими деловыми партнерами, поставщиками и клиентами. Существует несколько форм этой сессии, которые включают ежегодное общее собрание, внеочередное общее собрание, собрание совета директоров, собрание комитета, собрание кредиторов, учредительное собрание и многое другое. Целью этой встречи является обсуждение таких вопросов, как усовершенствование цепочки поставок, расширение проекта, новые рыночные проекты и так далее.

Совместные встречи помогают укрепить деловые отношения с внешними группами и дают компании лучшее чувство ориентации на клиента. В отличие от других типов деловых встреч, где присутствующие в большинстве случаев находятся в одной комнате, совместные встречи всегда включают внешние группы, часто в разных местах. Может быть сложно и даже дорого попросить кого-то, находящегося за сотни тысяч миль от места вашей компании, физически присутствовать на деловой встрече. К счастью, в наши дни совместные встречи можно проводить в любое время и в любом месте благодаря решениям для виртуальной коммуникации.

4. Экстренные встречи

Срочная встреча убеждает, если компания испытывает серьезную проблему. Например, если произошли значительные финансовые потери, важно проинформировать всех сотрудников, чтобы они понимали изменения и последствия, которые произойдут в результате чрезвычайной ситуации. Многие другие чрезвычайные ситуации, которые могут возникнуть в организации бизнеса, могут привести к временной остановке или полному закрытию работников. Эффективно сообщая об этих проблемах на собрании, менеджеры смогут улучшить чувство неуверенности среди сотрудников и избежать риска распространения анекдотов повсюду.

5. Совещания по принятию решений

Совещания по принятию решений — это другие распространенные типы встреч в компании, где приглашенные принимают подавляющее большинство деловых решений. В то время как небольшие решения часто принимаются на всевозможных собраниях организаций, решения, считающиеся более важными, получают свои выделенные собрания. Все участники заседания должны хорошо знать, что они собираются обсуждать (информацию), чтобы удостовериться, что решение, которое они достигли на собрании, имеет смысл. Поэтому ведущий такой встречи должен определить проблему и дать участникам достаточно времени для обработки до начала встречи.

6. Мотивационные встречи

Мотивационные встречи (иногда называемые сессиями по построению команды) специально предназначены для того, чтобы заручиться поддержкой группы или коллектива работников в процессе изменений. Такие встречи проводятся, чтобы поднять энергию и волю участников для достижения конкретной цели. Они также играют важную роль в укреплении отношений между менеджерами компании и сотрудниками, помимо продвижения корпоративной культуры. Как организатор мотивационной встречи, вы должны апеллировать к ним как эмоционально, так и логически. На такой встрече диалог имеет решающее значение, и люди должны чувствовать, что их услышали, прежде чем они захотят принять и даже реализовать то, что задумано компанией.

Вывод

Список различных типов деловых встреч и их назначение просто бесконечны, а вышеприведенные объяснения — это лишь некоторые из них. В то время как разные типы деловых встреч имеют разные цели и задачи, определенные аспекты объединяют их. Встречи представляют огромную ценность как для сотрудников, так и для компаний. По сути, в качестве координатора вы должны соответствующим образом планировать проведение совещаний в соответствии с потребностями организации.