Как поставщику увеличить скорость обработки заявок в 10 раз?
Идея проекта
Создание и внедрение автоматической обработки заказов для дистрибьюторов специализированной техники, способной обрабатывать свыше 50 заказов ежечасно, функционирует без участия сотрудников.
Чего хотели добиться
Главные поставленные цели на проект:
- Улучшение работы дилерской сети путем автоматизации процессов заказа, управления наличием на складах.
- Сокращение времени обработки заказов.
- Уменьшение дебиторской задолженности.
Как это работало
До внедрения автоматической обработки заказов, процесс заказа и отслеживания статусов требовал непосредственного участия менеджеров, что добавляло дополнительной работы, а каждый заказ висел лишнее время. Онлайн-каталог, мониторинг статуса заказа отсутствовали.
Что сделано перед началом работ
- Снятие в компании текущих бизнес-процессов.
- Сделали проект на CRM Битрикс 24.
- Написали техническое задание на внедрение CRM с интеграцией 1С и сайта.
Разработали и внедрили комплексную систему для автоматизации обработки заказов, включая создание B2B интернет-магазина с актуальной информацией о товарах, взаимодействие с электронным документооборотом, CRM для управления заявками и клиентской базой.
Трудности
В ходе реализации нашего проекта пришлось столкнуться с неожиданными трудностями, которые проверили нашу способность адаптироваться и преодолевать препятствия. Не было сказано о различии условий отгрузки для клиентов и дилеров, требования к учету множественных юридических лиц для одного клиента и необходимость точного заполнения реквизитов в заказах. Эти вызовы вынудили нашу команду разработать новые алгоритмы, адаптировать пользовательские интерфейсы и внедрить автозаполнение данных для избежание ошибок в заказах.
Каждая трудность стала возможностью улучшить проект и процессы. Команда работала над решением этих вопросов, что позволило успешно выполнить проект. Этот опыт подтвердил, что наш коллектив способен эффективно справляться с трудностями на пути к достижению цели.
Итоговые результаты
Результатом внедрения нашей работы стало:
- Сократилось время на обработку заказов постоянных клиентов в 5 раз.
- Увеличилось количество обработанных заказов в 10 раз, без увеличения штата сотрудников, что улучшило работу сервиса.
- Оптимизировали работу отслеживания неоплаченных заявок. Уменьшилась дебиторская задолженность.
- Настроили личный кабинет дилера, автоматизированное формирование документации.
- Проект позволил компании укрепить позиции на рынке, построить фундамент для дальнейшего роста с развитием.
Отзыв заказчика о проделанной работе
Наша цель — полная автоматизация. Было вдохновляюще наблюдать за моментом, когда заказы автоматически превращались в отгрузки в 1С, без ручного управления. Первый же тест показал успех. Результативность инструмента видна сразу — так программа будет функционировать в дальнейшем.
