Автоматизация документооборота: преимущества цифрового подхода
Цифровая трансформация стала частью поэтапного развития как государственных, так и частных организаций. Среди направлений такого подхода выделяется цифровизация документооборота, которая помогает оптимизировать бизнес-процессы, сократить издержки и повысить прозрачность работы. Особое внимание в данном контексте уделяется автоматизации учета договоров.
Программное обеспечение для контрактного менеджмента необходимо организациям, которые сталкиваются с большим объемом документооборота, стремятся минимизировать ошибки, а также ускорить процессы согласования документов и исполнения обязательств. В первую очередь это актуально для госструктур и коммерческих компаний, работающих в рамках строгого регулирования (например, при организации закупок в соответствии с 223-ФЗ).
Особенности цифровой трансформации договорной работы
Автоматизация учета договоров открывает перед организациями следующие возможности:
- Сокращение времени на обработку документов. Автоматизация ускоряет процессы создания, согласования и подписания договоров по сравнению с контрактной работой в ручном режиме.
- Минимизация ошибок. Человеческий фактор повышает риск некорректного формирования документов. Например, система учета договоров исключает вероятность, что контракт будет составлен в устаревшем шаблоне, в результате чего в тексте окажутся неверные данные.
- Повышение прозрачности. Каждый этап работы с договорами фиксируется в IT-системе, что позволяет легко отслеживать статус электронных документов и контролировать исполнение обязательств.
- Снижение затрат. Цифровизация и автоматизация сокращают расходы на бумагу, почтовые услуги, хранение архива, а также содержание штата сотрудников, отвечающих за подготовку документов к печати и их рассылку контрагентам.
- Упрощение отчетности. Система управления договорами помогает объединять разрозненные данные и быстро формировать отчеты с помощью встроенных инструментов аналитики.
Переход на цифровой документооборот и автоматизацию учета контрактов требует четкого плана действий. Начать следует с анализа существующих в организации бизнес-процессов. Это позволит определить, какие этапы работы с договорами занимают больше всего времени и где чаще возникают ошибки. Затем необходимо подобрать подходящее решение, убедившись, что система контроля договорами поддерживает интеграцию с уже использующимся ПО и соответствует требованиям законодательства. После этого можно перейти к поэтапному внедрению сервиса, параллельно с этим организовав обучение сотрудников, чтобы они смогли эффективно использовать новые инструменты. В результате будет налажена автоматизация договорной работы, которая не только упростит внутренние процессы, но и поспособствует повышению качества управления документами.
